La importancia del encuentro cara a cara

Por qué los viajes de negocios siguen siendo importantes (especialmente para las pymes)

Puede ser más costoso a corto plazo pero, a la larga, los estudios indican que desplazarse por motivos laborales es beneficioso para las empresas

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¿Cuántos correos electrónicos tendemos a leer al día en nuestras horas de trabajo? ¿A cuántos de ellos que no están relacionados con nuestra actividad diaria prestamos la atención necesaria? Un estudio publicado en el Journal of Experimental Social Psychology, publicado en marzo de 2017, revelaba que bastaba con seis interacciones en persona para igualar el poder de enviar un mismo correo electrónico a otras 200. “El lenguaje no verbal en una interacción cara a cara es un aspecto clave” a la hora de interactuar, una situación que, todavía, no se puede dar a través del correo electrónico.

A pesar de no contar con los medios de las grandes corporaciones, las pequeñas y medianas empresas también se ven obligadas a hacer viajes de negocios. Ya sea para cerrar acuerdos, para ampliar la cartera de clientes o para revisar colaboraciones ya existentes, son una herramienta que puede parecer un desembolso poco justificable. Pero los estudios se encargan de desmentir esta creencia para apoyar la tesis contraria: la inversión en viajes de negocios es más que rentable.

Un estudio de la United States Travel Asociation en el que se consultó a 300 empresas acerca del retorno de inversión por los viajes de negocios arrojó una cifra clarificadora: por cada dólar que las compañías invertían en enviar a sus empleados fuera de la oficina se obtenía un retorno de entre 10 y 15 dólares. Los encuentros con clientes son los más rentables, ya que el retorno de inversión se iba, en algunos casos, hasta 20 dólares mientras que la asistencia a eventos o conferencias era el menos rentable, con un retorno de entre cuatro y seis dólares.

Cuidar la red de contactos

Vistas las cifras, parece aconsejable potenciar esta medida para maximizar la actividad comercial de una empresa. Es por ello que, a pesar de contar con herramientas digitales que permiten sustituir esos encuentros, como pueden ser las videollamadas, los datos se empeñan en decir que un encuentro en persona suele ser mucho más productivo para los negocios. Según Oxford Economics, la posibilidad de convertir a un posible cliente en un ‘partner’ laboral se dobla si el encuentro se está realizando cara a cara. En un entorno donde la confianza es importante, poder poner cara a la persona con la que se va a trabajar en el futuro es vital para sacar adelante ese acuerdo.

Ampliar la red de contactos es otra actividad que difícilmente se puede llevar a cabo en la oficina. Es por ello que atender a eventos y conferencias relacionados con la actividad de la empresa en cuestión puede ser interesante aunque no se acuda a mostrar ningún producto o a tener ninguna reunión. El llamado ‘networking’ se puede dar con compañías con las que no se había tenido relación hasta la fecha o también puede surgir en conversaciones con clientes en los que se comentan necesidades de negocio no cubiertas.

Las opciones de cerrar un acuerdo se doblan si la negociación se está produciendo cara a cara.
Las opciones de cerrar un acuerdo se doblan si la negociación se está produciendo cara a cara.

Mostrarse cercano en persona es una manera de demostrar al negocio con el que colaboramos que la relación laboral que se ha establecido es importante para nuestra actividad. Pero, sobre todo, el encuentro personal es una excelente herramienta para fortalecer vínculos, ayudar a limar asperezas y evitar potenciales conflictos por problemas comunicativos.

Consejos para ahorrar

A pesar de que los datos hablan de las bondades de viajar, no todas las empresas tienen los recursos suficientes como para tener a sus empleados fuera de sus puestos de trabajo. Por ello, y si el presupuesto es ajustado, es interesante poner en práctica algunas medidas para minimizar gastos y maximizar los beneficios de cada viaje.

Limitar las noches de hotel es una medida inteligente sobre todo si tenemos en cuenta que los vuelos a primera y última hora del día suelen ser más baratos, por lo que estamos ahorrando por partida doble. Los expertos aseguran que seis semanas es el tiempo ideal para comprar billetes ya que ese es el momento en que los billetes suelen estar más baratos.

Según un estudio, los eventos y conferencias son los viajes de negocios menos rentables. (EFE)
Según un estudio, los eventos y conferencias son los viajes de negocios menos rentables. (EFE)

Otra opción es externalizar este servicio y contratar a una agencia de viajes especializada en este tipo de traslados de negocios. Agencias como Nautalia tienen un servicio especializado en viajes de negocios donde realizan tareas de gestión y reporte de gastos para evitar los costes innecesarios. Su poder de negociación con los proveedores les da la posibilidad de ofrecer precios ajustados y, además, cuentan con asesores para ofrecer consejos sobre soluciones tecnológicas orientadas a los viajes.

Exprimir al máximo el tiempo en el lugar de destino también es capital. No solo se trata de verse con los clientes con los que ya se había acordado una cita sino que también se puede visitar a aquellos que se encuentran cerca. Y si tenemos tiempo, una búsqueda por LinkedIn puede ayudarte a encontrar potenciales clientes por la zona con los que tratar de acordar una cita informal en búsqueda de posibles sinergias. Ahorrar en viajes de negocios es la mejor manera de exprimir cada euro invertido, una excelente inversión a largo plazo.

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