Estas son las claves para organizar un congreso científico-médico

El mito del científico solitario, encerrado para investigar, desaparecía en 1662 cuando aparecieron las pequeñas reuniones de eruditos que se citaban con cierta asiduidad para debatir sobre sus avances y que, posteriormente, darían paso a las sociedades de genios; lo que hoy conocemos como las sociedades científicas que continúan aglutinando a los grandes talentos de la ciencia.

Las investigaciones, estudios y los consiguientes debates facilitaron el aprendizaje y el intercambio de conocimientos. A lo largo del siglo XX, esas 'reuniones' organizadas por las sociedades o academias pasaron a llamarse congresos. En pleno siglo XXI, viajar para asistir a un encuentro nacional o internacional entre profesionales se ha convertido en una práctica que podríamos llamar turismo profesional o turismo del talento. Actualmente, la formación continuada, así como el intercambio de información entre profesionales que desarrollan su labor en distintos lugares del mundo, es más rápido y sencillo gracias a la tecnología. No obstante, continúa siendo imprescindible, y de un enorme valor, el contacto personal entre ellos.

Cómo organizar un congreso

La clave del éxito de todo congreso se basa en la coordinación integral que se lleva a cabo para su ejecución. Aquí es donde Viajes El Corte Inglés juega un rol esencial para conseguir los objetivos que cada cliente marca. En 2009, la empresa creó una división específica para la organización de congresos científico-médicos, y es la única agencia de viajes que dentro de su área MICE cuenta con este departamento especializado.

El hecho de tener un departamento específico permite ofrecer una serie de servicios que van más allá de los turísticos, como puede ser el transporte o los hoteles. Cubre otras áreas técnicas y científicas concretas, como por ejemplo ofrecer apoyo en el diseño de la estrategia global del congreso.

Destaca la especialización en cada una de las áreas que intervienen en la organización del congreso: una secretaría técnica encargada de la gestión administrativa y económica, una secretaría logística que ajusta cada detalle y una secretaría científica encargada de un elemento clave: el contenido. De esta manera, toda la infraestructura necesaria está cubierta para el buen desarrollo de cada actividad. Sin olvidar otros aspectos prioritarios como la gestión de patrocinios del evento, la imagen y la comunicación.

Innovación, tecnología y sostenibilidad

Las sociedades médicas organizadoras de los congresos ya no se limitan a solicitar los servicios turísticos como transporte y hoteles, sino que demandan innovación en los sistemas de gestión de contenidos, en producción audiovisual e incluso en formación online. También resulta imprescindible la utilización de sistemas de acreditación innovadores, aplicados a los procesos educativos, que aporten un análisis detallado de los datos del comportamiento de los congresistas: asistencia a las sesiones, niveles y comparativas de afluencia, valoración de las jornadas, etc. El pre y pos congreso es una parte esencial que debe estar cubierta para aprender y mejorar. Y la tecnología, en ese punto, juega un papel importante.

Mientras las mentes más brillantes comienzan a preparar sus ponencias, la organización del evento se pone en marcha. Una ayuda tecnológica es la activación de una 'app' para que los participantes dispongan de toda la información relativa al congreso, incluyendo los resúmenes diarios y con posibilidades de descarga en todo tipo de dispositivos (smartphones, tablets y ordenadores).

Viajes El Corte Inglés diseña congresos con iniciativas sostenibles y se compromete con los organizadores a realizar una producción y consumo responsable en sus eventos. Siguiendo esta política de respeto al entorno, se promueve el uso de fuentes de agua para evitar el consumo masivo de botellas de plástico o la utilización de agua envasada en Tetra Pak aséptico 100% reciclable y renovable. Asimismo, el menaje utilizado para los cafés, desayunos y almuerzos está fabricado en material reciclable y las mochilas entregadas a los asistentes están elaboradas a partir de botellas de plástico PET, entre otras medidas.

Cada congreso se trata de manera personalizada e individualizada, porque no existen dos congresos iguales. Sí es común en ellos la necesidad de que organizador y agencia trabajen en equipo y coordinados. Es la clave para el éxito del evento. Entre los congresos organizados destacan aquellos de más de 1.500 participantes como los de la Sociedad Española de Neumología y Cirugía Torácica –SEPAR y los de la Asociación Española de Pediatría, a nivel nacional, y los internacionales como el gestionado para European Society of Thoracis Surgeons.