Jugar viajando: la fórmula para abaratar costes y satisfacer a los empleados

Viajar es una de nuestras actividades de ocio favoritas pero cuando a la palabra viaje le unimos el sufijo ‘de negocios’ la preferencia ya no ocupa la primera posición. Hoy, sin embargo, existen medidas para hacer de un desplazamiento laboral una actividad entretenida para el trabajador e incluso de la que pueda sacar réditos a corto y medio plazo mediante una actividad tan cotidiana como el juego. ¿Jugar en el trabajo? Ese es uno de los pilares sobre los que se asienta la gamificación, una disciplina que pretende incorporar elementos lúdicos a cualquier actividad con el fin de motivar e incentivar a los participantes.

Uno de los problemas con los que se encuentran las empresas es el coste que realizan los trabajadores durante esos viajes. Porque aunque un ‘travel manager’ puede gestionar las necesidades básicas (vuelos, hoteles, alquileres de coches...) a bajo coste, los empleados, en ocasiones, no se ajustan a las políticas marcadas por la dirección.

Y aquí entra la gamificación, un proceso que parte siempre desde la base de motivar a una persona a cumplir con una tarea que, a priori, puede parecerle tediosa. Ese proceso permite contentar a todas las partes implicadas porque aumenta la felicidad del trabajador mediante incentivos por cumplir unas normas y le ahorra costes a la compañía. ¿Qué pasaría si es el empleado el que se encarga de hacer las reservas y puede ganar dinero por ahorrarle gastos a su empresa? Estos son algunos ejemplos:

• Ahorra en tus vuelos y hoteles y gana dinero. La firma Aon USA puso en marcha un programa por el que dejaba en manos de los empleados las reservas de vuelos y hoteles pero con una nota a pie de página: aquellos que optaban por las opciones más económicas recibían recompensas en forma de tarjetas regalo para gastarlo en aquello que deseen. En este apartado se pueden otorgar puntos a los trabajadores por viajar en turista en lugar de hacerlo en business, optar por líneas o cadenas hoteleras asociadas a la empresa o por buscar las tarifas más baratas en los desplazamientos.

Ahorrar costes a la empresa mientras se mantiene la satisfacción del trabajador. La gamificación incentiva desde la motivación, no la obligación

• Evitar el fraude en los gastos de empresa (y no dejar los informes para última hora). Es habitual que las empresas fijen un presupuesto anual para desplazamientos y, dentro de sus políticas, fijen las dietas que los empleados tienen en esos trayectos. También es una práctica habitual que el dinero de esas dietas se malgaste o incluso se incurra en fraude por lo que un incentivo para los trabajadores es recompensarles tanto en el ahorro de gastos en sus viajes como en la presentación temprana de los informes. En este caso, se pueden establecer dos categorías a la hora de gamificar este proceso: una para aquellas personas que rebajen los gastos (se pueden hacer escalas entre aquellos que recorten más de un 10% o de un 20%, por ejemplo) y entre las personas que entreguen la documentación en plazos concretos (un mes antes de la fecha límite, un par de semanas…)
• ¿Puedes ahorrarte esa noche de hotel? Es común que muchos viajes de negocios se puedan solventar en el mismo día. El problema llega cuando las distancias a cubrir son largas y la suma de los vuelos más las horas de trabajo hace aconsejable pasar la noche fuera de casa. Pero, en última instancia, las compañías pueden dejar esa decisión en manos de sus empleados e incentivarles en caso de coger un vuelo a primera hora, otro a última y pernoctar en casa.

• Controlar los gastos en los desplazamientos. ¿Es necesario alquilar un coche en un viaje en el que nos vamos a mover siempre en un entorno urbano? ¿Hacía falta optar por la versión más cara de Uber cuando podíamos haber optado por un taxi? Los gastos en transporte también son un quebradero de cabeza en este tipo de actividades y existen opciones para ahorrar en ellos. La aplicación Rocketrip, que se puede aplicar a todos los puntos anteriores, permite a las compañías fijar presupuestos para cada viaje y marcar unos objetivos para sus empleados. En este caso, los empleados se quedan con una parte de los ahorros que han generado a la empresa. Y es ahí donde el ahorro de cada céntimo vale, incluso en ese viaje de veinte minutos que incluso se puede hacer en transporte público en lugar de hacerlo en taxi.

¿Qué gana el trabajador con la gamificación?

Las posibilidades en este ámbito también son amplias y variadas y dependen, en última medida, de la imaginación de los empleadores. Las compañías pueden optar por gamificar los viajes de manera individual o hacer una competición en cada departamento pero tienen que ser cuidadosas a la hora de gestionar esas dinámicas personales y grupales para conseguir sus objetivos: si el trabajador percibe que va a ser complicado conseguir esas recompensas es probable que no encuentre motivación para perseguirlas. Aquí algunos ejemplos de premios para los empleados más ahorradores:

• Bonus económicos. Como se ha visto en el caso de Rocketrip, una aplicación que recompensa ese ahorro desviando una porción del dinero que no se ha gastado al bolsillo del trabajador. También se puede optar por ofrecer recompensas a modo de tarjetas regalo.
• Días de fiesta. Esta es una opción que puede ser interesante para recompensar a los trabajadores que más ahorren o a aquellos que, en casos como los de no hacer noche fuera de casa, hagan un esfuerzo adicional para ahorrar esa noche.
• Reconocimiento profesional. Es una forma sencilla de hacer sentir mejor a un trabajador. Premiar su desempeño en el día a día es también una manera de incentivar, siempre dentro de unos cauces lógicos, una sana rivalidad entre empleados para lograr que todos adopten las políticas de empresa relativas a los gastos.

Lograr que el trabajador se sienta empujado a adoptar unas políticas en lugar de obligarle a ello es el objetivo principal de la gamificiación. Unos premios a partir de los cuales las empresas pueden lograr reducir costes en los viajes y mantener el bienestar de sus empleados.