La famosa regla por la que acabamos procrastinando y perdiendo el tiempo

El tiempo pasa y aún no has acabado la tarea. Ese informe, texto o código que tienes que entregar debe estar acabado en menos de 15 minutos. Después de haber desperdiciado la mitad del día, el reloj apremia y tienes que dejarlo todo finiquitado. La última lección del temario que dejaste para estudiar el último día antes del examen es demasiado extensa y acabas prefiriendo repasar lo aprendido en vez de meter nuevos conocimientos en tu cabeza. Y entonces piensas, ansioso, que podías haberlo abordado mejor si hubieras sido diligente cuando debías.

En el contexto histórico que atravesamos, en el que muchos empleos se han visto abocados a adaptarse al teletrabajo, resulta más difícil que nunca concentrarse y sacar nuestros proyectos adelante. Más allá de la preocupaciones originadas por la enfermedad, muchas personas deben compaginar su vida familiar con la laboral. La frase que se repite en todas las casas viene a ser: "Como siempre, mal y tarde". ¿Por qué tendemos a dejarlo todo para el último momento? Luego, cuando llega la hora de la verdad y ya no podemos posponer más nuestras tareas, nos entra el arrepentimiento y acabamos terminándolo todo en mucho menos tiempo del esperado.

Cuando tenemos horas o días para finalizar una tarea, tendemos a ver el plazo como muy grande, de ahí que nos relajemos y procastinemos al inicio

Procrastinar hasta el último segundo es una tentación perezosa que se apodera de muchos trabajadores, estudiantes e investigadores. Lo curioso es que existe una ley sociológica que puede explicar esta tendencia a dejar todo para el último momento. Se llama ley de Parkinson y su 'leitmotiv' es el siguiente: "El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine". Viene formulada por el historiador naval británico Cyril Northcote Parkinson en un ensayo publicado en la revista 'The Economist' en 1955.

En dicho ensayo, Parkinson usa el ejemplo de una anciana que escribe una carta a su sobrina. Como está completamente desocupada, la señora dedica el día entero a redactar la misiva. Por supuesto, al emplear tanto tiempo el resultado tendría que ser impecable. Pero más allá de eso, el autor relaciona este hecho con la burocratización de las instituciones británicas. Entre 1914 y 1928, el número de barcos de la marina había disminuido en dos tercios y el personal en un tercio; sin embargo, el número de burócratas contratados se había disparado un 6% en un año, como recoge un artículo sobre el tema de la 'BBC'. En definitiva, había menos personas y menos trabajo, pero la administración se estaba expandiendo por razones ajenas a las del propio oficio naval. ¿Por qué?

Menos trabajo, más burocracia

Parkinson identificó que había dos elementos que condujeron a este peculiar escenario. Uno era la ley de multiplicación de subordinados, por la cual los gerentes tendían a contratar a dos o más subordinados para que ninguno de ellos compitiera con el propio gerente. Y la otra razón es el hecho manifiesto de que los burócratas acaban produciendo más trabajo para otros burócratas.

Una explicación más certera de la teoría de Parkison es la que ofrece Stefan Thurner, un profesor de Ciencias de Sistemas Complejos de la Universidad Médica de Viena, en Austria, quien explica que las empresas suelen empezar su actividad con una jerarquía más o menos plana, con dos ingenieros. A medida que la compañía va creciendo, se contratan asistentes para esos productores, que luego acaban consiguiendo un rápido ascenso. Esto a su vez conlleva a que estos mismos acaben contratando a sus propios subordinados de tal modo que la empresa empieza a crecer exponencialmente. Tanto es así que "cuando se vuelve muy grande y costosa, puede llegar a consumir todos los ingresos", avisa Thurner. "Si el cuerpo burocrático no se reduce drásticamente, la empresa quiebra".

Cuando tienes una fecha límite, es como tener una tormenta por delante o un camión a la vuelta de la esquina

¿Cómo se traslada esto a la relación que Parkinson hace del tiempo de trabajo? Básicamente, que cuando tenemos horas o días para finalizar una tarea, tendemos a ver el plazo como bastante grande, de ahí que nos relajemos y procrastinemos al inicio, o bien no nos lo tomemos tan en serio hasta que ya no nos queda otra opción que cumplir de inmediato. Por ello, son muchas las agencias de desarrollo personal y profesional que aconsejan que a la hora de cumplir con unos tiempos de entrega, para hacerlo más diligentemente y no procrastinar tanto, recortemos un tercio o a la mitad del plazo en el que el trabajo debe ser entregado o realizado.

Una de las principales trabas o puntos flacos de esta teoría es que si asignamos menos tiempo a la consecución de una tarea nada nos garantiza de que esta cumpla con los estándares de calidad exigidos. En otras palabras, si por ejemplo debemos estudiar un temario en un mes y lo hacemos en solo 15 o 20 días, aunque vayamos más apretados y por ello seamos menos procrastinadores, el riesgo de no aprenderlo lo suficientemente bien crece debido a la complejidad de la tarea. Por ello, la cuestión no está en el tiempo material que verdaderamente necesitamos para finalizar un proyecto, sino más bien en el grado de atención que debemos poner en él.

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E. Zamorano

Según Eldar Shafir, profesor de la Universidad de Princeton, los humanos tenemos una capacidad limitada de memoria, atención y fatiga. "Debido a que nuestra atención es limitada la dividimos como podemos a medida que avanzamos en la vida cotidiana", asegura, en la 'BBC'. Pero a veces, ya sea por necesidad o porque no nos queda otro remedio, debemos enfocarnos en algo.

Si tu fecha límite está demasiado cerca y entras en pánico, podrías trabajar de forma ineficiente y las cosas podrían salir mal de todos modos

"Cuando tienes una fecha límite, es como tener una tormenta por delante o un camión a la vuelta de la esquina", prosigue Shafir. "Te sientes amenazado por aquello que va a venir, por lo que te concentras mucho en la tarea". Desgraciadamente, una excesiva concentración también acarrea efectos negativos, sobre todo en tu entorno más inmediato. "Si te enfocas mucho en un gran proyecto, quizás olvides recoger a tu hijo de la escuela, el cumpleaños de tu madre...". Y, por último, concluye: "Si tu fecha límite está demasiado cerca y entras en pánico, podrías trabajar de forma ineficiente y las cosas podrían salir mal de todos modos".

En conclusión, vivimos en un mundo en el que cada vez cuesta más concentrarse en algo. Los agentes que luchan por nuestra atención nos lo ponen más difícil. El trabajo, al fin y al cabo, requiere tener la mente despejada para funcionar correctamente, y a la vez exige un alto nivel de concentración para hacerla bien y en los tiempos permitidos. Al final, la clave está en saber organizarse y, a la hora de encarar un plazo de entrega, poner toda nuestra actividad cognitiva en lo que estamos haciendo en el menor tiempo posible para no agotarnos y dejar espacio para los demás. Descansar el cerebro es imprescindible para llevar a cabo una tarea que requiera pensamiento y decisión. De ahí que cumplir con el plazo 'a matacaballo' después de una aguda procrastinación no sea nada recomendable.