LO VELOZ NO QUITA LO CORTÉS

Estás enviando mal los correos electrónicos: un experto en etiqueta te enseña a hacerlo

Justificamos nuestra desidia o falta de interés por la velocidad a la que contestamos a los e-mails, pero los expertos advierten que determinadas respuestas pueden hacernos quedar en muy mal lugar

Foto: Esta es la cara que ponen algunos cuando reciben uno de esos e-mails marcados por la dejadez. (iStock)
Esta es la cara que ponen algunos cuando reciben uno de esos e-mails marcados por la dejadez. (iStock)

Resulta fascinante investigar cómo los nuevos géneros textuales se desarrollan y transforman gracias a nuestro uso, a veces a una velocidad de vértigo. Uno de los más difundidos son los correos electrónicos, que hace apenas dos decenios raramente se utilizaban y que hoy constituyen una de las formas de comunicación más habituales.

Mezcla de carta, mensaje de móvil y llamada telefónica, los e-mails son una de las herramientas que más empleamos en nuestro día a día laboral y que, debido a su carácter ecléctico, no siempre pueden redactarse de la misma manera, de igual manera que no nos comportamos igual cuando hablamos con nuestros hermanos por teléfono que con el encargado de recursos humanos de una empresa en la que aspiramos a trabajar.

Aunque las conversaciones sean informales y tengamos prisa por responder, no debemos descuidar las formas al escribir un mensaje

La tendencia provoca que redactemos cada vez con más dejadez nuestros correos, y basta con echar un simple vistazo a nuestra bandeja de entrada –y de salida, nos tememos– para darnos cuenta de que las buenas maneras brillan por su ausencia. A veces nos escudamos en la velocidad con que se responde a los mensajes y el tono informal de la conversaciones para justificar esta desidia, pero en otras ocasiones, se trata de una mera cuestión de indolencia que los demás pueden interpretar como desconocimiento.

Durante los últimos días, por ejemplo, ha circulado un artículo publicado en Bloomberg en el que su autor se lamentaba de la proliferación del “best” como despedida, y que podría traducirse algo así como el cada vez más popular “¡abrazo!” No sólo eso, sino también otras fórmulas como “KR” en lugar de “kind regards” muestran la indolencia de su autor. Como propone el experto en etiqueta William Hanson en i100, es preferible gastar un poco de yemas de dedos y completar el correo con expresiones como “thanks so much” (“muchas gracias”) o, en un ámbito más formal, “with all good wishes” (“con mis mejores deseos”).

Las reglas para no quedar en evidencia

No es el único consejo que Hanson proporciona a todos aquellos que se vean obligados a escribir un correo electrónico, es decir, la mayor parte de la población occidental. En un artículo publicado en The Daily Mail el experto en etiqueta proporciona unas cuantas normas para no pasarnos ni quedarnos cortos en el tono de nuestros correos.

No seas un supercolega

Aunque no seamos conscientes, casi todos pensamos lo mismo al teclear un correo electrónico: lo importante no es tanto la corrección formal como caer bien, algo especialmente sensible en un entorno tan impersonal. Hanson recuerda que eso provoca que pasemos por alto las convenciones sociales y de repente paerzcamos adolescentes suplicando una cita, a veces empantanándolo todo de emoticonos y expresiones coloquiales. No, no todo el mundo es tu amigo, ni desea serlo, ni eso va a conseguir que te respondan antes, recuerda el experto.

'Oye, tú, ¿cuándo me haces la entrevista, artista? Venga, máquina, ¡abrazo!'
'Oye, tú, ¿cuándo me haces la entrevista, artista? Venga, máquina, ¡abrazo!'

Cuida el asunto del correo

Nada de “hola”, “este martes”, “un favor” o “mira esto” en el asunto del correo, no digamos ya de empezar a escribir el mensaje en dicho campo para terminarlo en el cuerpo. Aunque no nos parezca natural (ni cómodo) es preferible redactar un asunto que dé buena idea del contenido del correo y capte la atención del receptor. A ser posible, en menos de seis palabras. Recuerda aquella vez que tuviste que buscar un correo electrónico y te viste obligado a entrar uno a uno en una larga lista de e-mails con el mismo asunto: “oye”.

Saluda

A menudo, sobre todo si mantenemos una correspondencia habitual con una persona, nos resulta redundante saludar cada vez que escribimos, aunque no está de más hacerlo si es la primera vez que lo hacemos ese día. Hanson recomienda que nos preguntemos si conocemos a la persona a la que escribimos, y si no es así, optar por fórmulas como “estimado Señor o Señora”o “querido señor Pérez”. Nada de “hey” (“no eres una adolescente americana de catorce años”, recuerda el experto), “¿qué tal?” ni otras informalidades si nos estamos dirigiendo a quien no conocemos.

Despídete con estilo

Aún más importante que el saludo es la despedida, puesto que dependiendo de la expresión que se utilice se dará a entender una cosa u otra. Debemos evitar las fórmulas automáticas, esas mismas que provocan que el color del correo en Gmail cambie porque ya las hemos utilizado con anterioridad. “Un afectuoso saludo”, “gracias y un abrazo” o “que tenga un buen día” pueden sonar mucho más cordial que el “¡hasta luego!” (esto, ¿hasta cuándo?) o “adiós” de turno. Nada de despedidas abruptas o automáticas. Harina de otro costal es “espero su respuesta”, en inglés “looking forward to hearing from you”, que en opinión de Hanson, significa “¡¡¡responde inmediatamente!!!”.

Si tienes una firma automática en tu cuenta personal, quizá estés sufriendo delirios de grandeza

Cuida tu firma automática

Quien más, quien menos, utiliza una firma automática que aparece por defecto al final de todos los mensajes. No hay que pasarse con la extensión ni quedarnos cortos: debe proporcionar la información necesaria sobre nuestra posición y formas de contactarnos sin que parezca que se trata de nuestro currículo. Eso siempre y cuando estemos hablando de nuestro correo del trabajo. Si se trata del personal, Hanson tiene tu diagnóstico: “en ese caso sufrimos delirios de grandeza leves”. Piensa cuál es el mensaje que transmite y procede en función de ello.

Emergencia: no contestan al correo

Es habitual que si no vemos en nuestra bandeja de entrada la respuesta a un correo que hemos enviado hace ya la friolera de medio minuto, nos planteemos si lo hemos escrito correctamente, si la otra persona está enfadada con nosotros, cuál es nuestro problema y por qué la humanidad nos odia. Tras la inseguridad llega el odio, y entonces empezamos a diseñar la respuesta pasivo-agresiva con la que humillaremos a nuestro interlocutor, a veces reenviando otra vez el mensaje, otras veces con un “¿qué pasa, no has leído el mensaje?”, la mayor parte de las veces con un “¿leíste esto?” Hanson propone echarle la culpa a los servidores, la conexión o los astros para que nuestro interlocutor no se sienta atacado: no te preocupes, él sabrá que tú sabes que ha pasado de contestarte, pero os seguiréis llevando bien.

Alma, Corazón, Vida

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