Oficinas sin despachos y bien ubicadas, claves para retener talento en las empresas

La manera en que los directivos y grandes empresas ven las oficinas y los espacios de trabajo ha cambiado enormemente en las dos últimas décadas. En un pasado no demasiado lejano, la obsesión por controlar los costes llevaba a querer aprovechar al máximo cada metro cuadrado de oficina y a meter el mayor número de mesas de trabajo o escritorios en cada planta. De ahí que la tendencia fuera reubicarse desde los caros centros de negocios de las ciudades hacia mercados secundarios más baratos. El mismo espacio por menos dinero, en definitiva.

Sin embargo, la situación hoy en día es muy diferente. Ahora, tal y como revela el informe 'Global Cities' de la consultora Knight Frank, muchas compañías son más conscientes del papel que juegan los lugares de trabajo a la hora de controlar un gasto que hasta entonces habían ignorado: la retención de talento. Una situación que está provocando que se reinvierta la tendencia de alejarse de los centros empresariales y se transforme la percepción que tienen las oficinas, que han dejado de ser meros espacios de trabajo para convertirse en lugares que inspiran y motivan a sus empleados hasta tal punto que pueden jugar un papel clave a la hora de que un empleado decida permanecer en una determinada compañía o cambiar de empleo.

El coste de perder a un profesional cualificado o a un directivo equivale al 150% de su salario

Por eso, cada vez más empresas lo tienen en cuenta, y no es para menos si tenemos en cuenta las conclusiones de un estudio de la Universidad de Oxford que revela que reemplazar a un empleado cuesta, de media, la nada depreciable cifra de 50.000 dólares. Según dicho estudio, cerca del 80% de esta cantidad se debe a una pérdida directa de producción hasta que el nuevo empleado comienza a rendir al 100%, sin olvidar que si el nuevo trabajador ocupa un puesto relevante dentro de la corporación, la pérdida de producción también podría afectar a otros empleados, especialmente a aquellos que están bajo su tutela.

"El principal coste para la compañía que pierde talento es la pérdida de valor que sale por la puerta con la marcha del empleado, como su formación, su conocimiento, su reputación y su relación con los clientes. Se ha estimado que en el caso de los especialistas o del personal ejecutivo, el coste que supone para una empresa perder este tipo de profesionales es equivalente al 150% del salario", aseguran desde Knight Frank. En el caso de un trabajador típico de una oficina de Londres, el coste total de su espacio de trabajo -en términos de alquiler, impuestos locales y cargos por servicio- es equivalente a 16.000 dólares anuales.

"El salario medio en Londres es de 54.000 dólares, por lo que, en base a la cifra de 150%, su coste de reposición es de 81.000, o lo que es lo mismo, cinco veces el coste de un espacio de trabajo. La mayoría de los trabajadores profesionales ganan bastante más que 54.000 dolares, y un abogado mercantil recién licenciado gana de media 91.000 dólares -según la empresa de contratación de personal Michael Page-, lo que sugiere un coste de reposición por trabajador de casi 137.000 dólares", apuntan desde la consultora. Es decir, el desgaste del personal es nueve veces mayor que el coste de su espacio de trabajo.

"Teniendo en cuenta estos costes de reposición, la mayoría de las veces eclipsados por los costes inmobiliarios, muchas compañías empiezan a plantearse, lógicamente, si el ahorro que supone el traslado a zonas de negocio más periféricas y baratas aumenta el movimiento -entradas y salidas- de personal. Incluso cada vez es más frecuente que las compañías realicen el movimiento inverso y busquen localizaciones en las zonas de negocios más caras de la ciudad, con el objetivo de ganar atractivo entre el talento", apuntan desde Knight Frank.

Apuesta por entornos agradables de trabajo

Y no solo eso, sino que las oficinas han comenzado a transformarse en lugares divertidos y agradables para trabajar y las compañías lo perciben como un gasto necesario para retener a los mejores. En Europa y América del Norte, las empresas tecnológicas -Google, Facebook, Twitter...- y medios de comunidación fueron los primeras en asumir este cambio de mentalidad y apostar por bufés libres, áreas de descanso, salas de juego y sofás en la oficina. Espacios, en definitiva, que fomentan la colaboración con zonas de trabajo individuales y ofrecen servicios que animan a la gente a pensar en el trabajo como si fuera una extensión de su casa. Y ahora son las industrias más tradicionales las que están siguiendo sus pasos, aunque todavía queda mucho camino por recorrer.

"Si perder personal cualificado resulta mucho más caro que alquilar espacios de oficinas, no es de extrañar que cada vez más empresas prefieran invertir un poco más en oficinas de alta calidad y bien ubicadas que garanticen la felicidad de sus empleados durante las horas de trabajo", comenta Andy Bugg, director de Consultoría de lugares de trabajo de Knight Frank.

En definitiva, las compañías apuestan por entornos de trabajo bien ubicados en que los empleados se sientan cómodos, de tal manera que jueguen un papel clave cuando uno de ellos se plantee cambiar de trabajo.

Adiós a los despachos

Las diferencias entre países y tipo de compañías todavía es muy relevante. En algunas ciudades de Europa, donde el 'stock' de oficinas está compuesto por muchos edificios históricos, su transformación en espacios de trabajo libres no resulta tarea sencilla, puesto que no se prestan fácilmente a nuevos diseños contemporáneos. Es decir, son muchos los edificios que deben ser totalmente rehabilitados para adaptarse a esta nueva filosofía de trabajo, lo que acarrera un coste importante para quien decide asumir esa transformación.

En España, según datos de Knight Frank, el coste de rehabilitar un edificio oscila entre 600 y 1.000 euros el metro cuadrado. Además, no siempre que se acomete la rehabilitación se realiza un cambio radical, puesto que aún sigue costando romper las barreras físicas de las oficinas creando una atmósfera de espacios comunes, especialmente en sectores como el financiero, la consultoría o los despachos de abogados, cuyos directivos, bien sea por mentalidad o por la confidencialidad de su trabajo, no están dispuestos a renunciar a sus propios despachos, reconocen en esta firma.

Las diferencias entre países son más que evidentes si tenemos en cuenta la relación entre el espacio de oficina asignado a un jefe y el asignado a un trabajador dentro de la misma compañía. En Sidney, por ejemplo, el total de metros cuadrados que se asigna al jefe es el mismo que el del espacio que se asigna a su secretaria. En el caso de Londres y Shanghái, por el contrario, los jefes reciben casi el doble de espacio que sus equipos (un ratio del 1,9 : 1). En España, esa relación es de 1,56 : 1, mientras que en el extremo contrario se encuentra Hong Kong, ciudad en la que el jefe recibe la friolera de cuatro veces más espacio que las personas de su equipo de apoyo.

Más metros cuadrados por trabajador

No obstante, es creciente la tendencia de muchas compañías a apostar por más espacio por cada trabajador que hay en la oficna, aun asumiento que un porcentaje de su plantilla estará fuera de ella durante un tiempo indefinido. Apuesta que no se traduce en mesas de trabajo ni despachos más grandes, sino en mayores áreas comunes para sus empleados. "¿Es realmente necesario disponer de un escritorio físico para trabajar?", se pregunta la consultora, que considera que a medida que cambia la forma de trabajar de los profesionales cambian también sus necesidades en materia de espacios de trabajos.

Esta planificación inteligente garantiza que las oficinas sean más eficientes y productivas, lo que a su vez significa que las empresas pueden optar por permanecer en emplazamientos céntricos más caros. "Permanecer en emplazamientos céntricos permite a las empresas seguir aprovechando las infraestructuras del centro de la ciudad. Más allá de la propia oficina, las organizaciones se benefician también de la cercanía a la oferta de restauración, deportes y espacios culturales que facilitan las reuniones informales, el establecimiento de contactos y el acceso a espacios de entretenimiento. La proximidad a este tipo de instalaciones se sacrifica normalmente cuando se produce una reubicación a los parques empresariales", concluyen.