Mandar correos, jugar o ir al baño: ¿alguien atiende en las videoconferencias?

La reunión dio comienzo con puntualidad milimétrica. Así se deben hacer las cosas, solo que en este caso, en lugar de sentarse todos en torno a una mesa y atender las explicaciones del orador de una manera más o menos atenta, la cita era mediante una videoconferencia. Los tiempos están cambiando y, por fortuna, ya no es necesario compartir espacio físicamente a la hora de intercambiar opiniones con respecto a algún asunto de orden laboral. Bien a través de hangouts o las diferentes soluciones existentes, se puede celebrar una reunión estando varios de sus componentes en extremos remotos del globo.

Sobre el papel, todo funciona a la perfección, o debería. Sin embargo ¿sabemos realmente qué están haciendo los asistentes a una videoconferencia en la que no necesariamente se graba su rostro? Si sospecha que cualquier cosa salvo permanecer atento a la pantalla y la voz monótona, está en lo cierto: un estudio ha demostrado que la mayoría de los asistentes a las llamadas conference calls dedica su tiempo a otros menesteres. Y no forzosamente laborales.

Las temidas reuniones. Asomarse a la agenda a comienzos de semana suele ser un auténtico calvario para muchos que venlas jornadas ya hipotecadas con reuniones. Parece que uno trabaja para estar reunido, cuando en realidad la reunión debe ser un instrumento para poder desempeñar mejor el trabajo o lograr un consenso en una materia que afecta a todo un departamento o empresa.Sin embargo, se tiende a recurrir a sentar en torno a una mesa a cuantos más implicados mejor, uno no sabe ya si para disipar responsabilidades o implicar a la mayoría en asuntos que tal vez podrían comunicarse mediante correo electrónico.

En cualquier caso, las reuniones son tantas y tan habituales que es fácil que a la segunda de la jornada uno se evada mentalmente a las vacaciones de verano, tan fresquitas todavía en la memoria, o a hacer la quiniela mentalmente. Y nos despistamos. “Parte del problema viene del excesivo número de reuniones”, confirma Rob Bellmar directivo de Intercall, la firma responsable del estudio.

Reuniones jugando a Candy Crush

¿Se nos va mucho la cabeza en las reuniones? Parece que sí, y si encima no hay que mantener la compostura porque en el mejor de los casos nadie nos ve (las videoconferencias en las que solo se enfoca al orador), imaginen. Intercall ha puesto el cascabel al gato para descubrir que el 60% de los asistentes reconoce dedicarse a otros menesteres mientras el que interviene se hace un lío con las diapositivas y los números.

Pero… ¿a qué dedican esos minutos exactamente? Malas noticias para los más malpensados, puesto que la gran mayoría aprovecha el sopor para adelantar el trabajo, bien sea enviando correos electrónicos pendientes o bien desempeñar otra tarea. Una buena parte de los asistentes aprovechaba esos momentos de teórica calma para comer, aún a riesgo de ser súbitamente nombrados para solicitar su opinión en plena deglución, mientras que otros reconocen abiertamente dedicarse a jugar en el ordenador o entretenerse con las redes sociales. Ir al servicio es también otro de los hábitos habituales reconocidos honestamente por los encuestados.

A la vista de los resultados, uno podría pensar que lo mejor es acabar con las reuniones y dedicar ese tiempo a algo más productivo, pero como suele suceder en lo más cotidiano, en esta materia no todo es blanco o negro. Las reuniones, como titula el Chicago Tribune, pueden ser “un mal necesario”, por cuanto realmente son necesarias para lograr consensosen aspectos que afectan a todos, pero se trata de un recurso muy caro en el que se inmoviliza el recurso más valioso de la empresa. Lo ideal es utilizar esta munición como si se tratara de algo escasísimo e involucrar a los cargos estrictamente necesarios, o como diría Jeff Bezos, al número de gente que pueda alimentarse con dos pizzas.