Cómo escribir el 'email' ideal (e incluso conseguir que te respondan)

Encender el ordenador por la mañana es, para algunos, el primer obstáculo al comenzar la jornada laboral. Ver la barra de estado avanzar implacable mientras el programa de correo descarga el aluvión de mensajes que esperaban como vampiros nuestra llegada es francamente descorazonador, y esta desazón provoca que finalmente terminemos por borrar buena parte de ellos y mirar de soslayo el resto.

El mal uso está dinamitando una potentísima herramienta de comunicación y las cifras son demoledoras: se estima que dedicamos la tercera parte de nuestro tiempo a lidiar con el email. Hace una semanas propusimos una serie de reglas para poder hacer frente al aluvión de correos que inundaban la bandeja de entrada, pero en esta ocasión, nos vamos a colocar al otro lado de la barrera: ante este negro panorama… ¿cómo conseguimos que nuestro trabajado correo electrónico sea leído hasta la última línea? Y yendo todavía más lejos, ¿cómo logramos que nos respondan?

Franquear la barrera psicológica que por una evidente cuestión de supervivencia el destinatario ha levantado no es tarea fácil, pero hay una serie de trucos que nos pueden hacer encontrar una rendija y acceder a las retinas del destinatario.

Somos humanos y tendemos a pensar que el correo electrónico que estamos redactando es especial y nuestro destinatario recibirá con los brazos abiertos y leerá con fruición. Esta peculiar visión de la realidad nos lleva a redactar largas epístolas sin una estructura clara y en cuya lectura es fácil perderse a no ser que uno se concentre mucho. Pero lo cierto es que la realidad es otra por dura que resulte: lo más probable es que nuestro inconcreto email se apile en la lista de las decenas que esperan a… posiblemente ser borrados.

Hay que partir de la base que un directivo puede recibir más de cien correos al día y todos ellos requieren algún tipo de acción, aunque sea borrarlos. No obstante, siguiendo una serie de sencillas claves contaremos con más posibilidades de franquear esta barrera:

Ser escuetos y hasta fríos

Tendemos a pensar que el destinatario se va a detener en todas las comas de lo que escribimos y leer entre líneas, pero lo más seguro es que se trate de una persona muy ocupada y quiera ir al grano. Se recomienda ser extremadamente escuetos, manteniendo las formas lógicamente, e ir al grano en un email que no sea superior a las cinco líneas.

Explayarse en florituras hará que perdamos nuestro tiempo y lo que es peor, el suyo y con él las posibilidades de que nuestro correo sea leído.

Dedicar tiempo al campo ‘Asunto’

Hay que empezar a asumir humildemente que nuestro correo será uno más en una larga lista y que el tiempo corre en nuestra contra: el bombardeo de emails es constante y a medida que llegan nuevos, el nuestro pierde posiciones aumentando las posibilidades de acabar en la temida papelera.

El campo asunto debe ser nuestra llave maestra: tiene que contener el cebo que pique la curiosidad y haga que el aludido abra el correo. Se pueden usar etiquetas como IMPORTANTE o URGENTE pero serán balas de plata de las que no debemos abusar. Fast Company sugiere otro elemento interesante a tener en cuenta: el asunto debe estar preparado para ser buscado.

Hay que tener en cuenta que es muy posible que si hemos logrado despertar el interés, quieran recuperar el correo al día siguiente y para eso hay que facilitar las cosas.

Cuerpo del mensaje resolutivo

Si hemos conseguido superar el filtro de la bandeja de entrada y el destinatario ha abierto el correo hemos avanzado la mitad del recorrido, pero no todo. El cuerpo del mensaje será nuestra prueba de fuego definitiva. En él hay que ser telegráfico ahorrando todas las letras que podamos: debemos plantear de forma clara qué podemos aportar (un cebo que le interese a él y no nos tenga por qué beneficiar), explicar claramente el motivo de nuestro correo y por último, facilitar las cosas para que con un simple ok por respuesta cierre una cita.

Así, podemos concluir con un "le propongo reunirme con usted el viernes a las 12h en su oficina" o "le llamaré mañana a las 9h para ver qué le parece". Sin dejar cabos sueltos.

Se trata, en definitiva, de ponerse en el pellejo del destinatario, que es una persona muy ocupada, e intentar sacar lustro a un correo que tiene que ser esquemático, directo y resolutivo teniendo en cuenta que el campo asunto es como el titular de una noticia. El lector lo agradecerá y de esta manera aumentarán las posibilidades de lectura y en consecuencia, de respuesta.