2010: ¿el principio del fin del correo electrónico?

Hace casi cuarenta años que se “inventó” el correo electrónico en algún laboratorio del MIT, si Wikipedia no miente, y más de 15 desde que se
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2010: ¿el principio del fin del correo electrónico?
Hace casi cuarenta años que se “inventó” el correo electrónico en algún laboratorio del MIT, si Wikipedia no miente, y más de 15 desde que se incorporó al día a día de muchas empresas tal y como hoy lo conocemos. Desde entonces se ha convertido en un auténtico monstruo capaz de devorar horas y horas de la jornada laboral de muchos de nosotros y en especial de aquellos que trabajamos en grandes empresas. A mayor tamaño de éstas más posibles compañeros hay dispuestos a “cartearse” con nosotros. Dado que además tiende a usarse como “notario” de compromisos, errores, demandas, quejas, recordatorios, informes, etc. la proliferación de correos de ida y vuelta con múltiples destinatarios y personas copiadas crece y crece, haciendo que el tiempo dedicado a los mismos tienda a infinito y no a cero como sería saludable. ¿No será el momento de reflexionar acerca de si en el ámbito empresarial tenemos que buscar alternativas que nos permitan no sólo acotarlos a los estrictamente necesarios, sino también conseguir una mejor gestión de ellos?

Como ejemplo pongo mi caso. He muestreado mis correos de los últimos 9 meses resultando que recibo unos 70 al día, y escribo alrededor de 30, lo que hace que cada jornada tenga que gestionar 100 de media, con picos de 130. Algunos se revisan rápidamente y en cuestión de segundos han desaparecido de nuestras vidas. Otros nos pueden llevar varios minutos antes de que lo hagan. Y por último están aquellos a los que les dedicamos varios minutos durante varios días hasta que podemos dar por resuelto el asunto que los llevó hasta nuestro escritorio. No creo por tanto que ante esta casuística sea disparatado pensar que, de media, cada e-mail nos lleve entre 1 y 2 minutos de nuestro día a día. Los números son muy claros: 100 correos a 1-2 minutos cada uno nos dan un tiempo diario dedicados a este actividad de entre dos y tres horas. Si a esto le sumamos la dependencia constante que tenemos del mismo, que nos hace estar todo el día pendientes del ordenador y/o la BlackBerry, se entiende que muchos de nosotros podríamos perfectamente pasar la jornada laboral dedicados sólo a gestionar el correo existente, y en caso de tener la bandeja de entrada limpia a esperar los 4 minutos que de media tardará en entrarnos el siguiente. En fin, una auténtica pérdida de tiempo que nos hace ser muy improductivos teniendo la sensación de todo lo contrario.

Así que viendo que estamos utilizando una herramienta “prehistórica” para lo que es Internet y que además nos quita horas para hacer las muchas otras cosas que tendríamos que hacer, la pregunta del millón es si podemos eliminar de nuestras vidas el e-mail, y recuperar de paso un tiempo del que solemos carecer.

En mi opinión la respuesta es afirmativa. Y no sólo en entornos donde el día a día no genere muchas urgencias, sino también en aquellos operativos puros y duros como en el que actualmente desarrollo mi actividad profesional.  Y para no quedarme sólo en un discurso teórico me propongo demostrarlo con un experimento que estoy realizando con mi equipo de trabajo (aproximadamente 100 personas) y con el que pretendo eliminar el 50% de los correos que recibo. El resto son del “mundo exterior” y podrían prácticamente desaparecer aplicando las mismas recetas que estoy aplicando internamente. Veamos con qué herramientas:

•    Twitter para toda la comunicación común hacia y desde el equipo. Se pueden proteger los usuarios de forma que nadie de fuera del grupo pueda ver lo que se comenta en éste y que nadie de dentro pueda reenviar información al exterior. También aparecen beneficios adicionales: comunicación más fluida, aumento de las cosas que se comunican y mayor sensación de pertenencia al grupo.
•    Servidor web para almacenar y consultar todos los informes que se reciben por mail. En mi caso el 10% de todos mis correos.
•    Mensajería instantánea para temas puntuales que se resuelven en el acto con una breve conversación y que no urgen. Esta herramienta permite incluso informar a tu interlocutor sobre tu disponibilidad en cada momento, por lo que podemos evitar interrupciones siempre que queramos. También podemos compartir nuestro escritorio, archivos e incluso hablar a la vez por lo que la gestión de un tema concreto es mucho más eficaz.
•    Remember The Milk para la gestión de tareas. Es una aplicación (hay más como Producteev) donde varias personas comparten tareas con fechas de ejecución concretas, responsables, comentarios de evolución, etc. Se eliminan por tanto todos los correos que mandamos o recibimos para que alguien haga algo y sus posteriores réplicas y contrarréplicas.
•    Google Docs o similares para el acceso a documentación común donde varias personas tienen que aportar información a la misma o disponer de ella.

Con esto sólo nos quedarían las urgencias, para las que reservo el teléfono, y por qué no, el correo electrónico. Porque si recibiéramos tres al día en lugar de cien, seguro que lo gestionaríamos adecuadamente.

Y si, ya sé que cambiamos una herramienta por cuatro o cinco lo que puede parecer un contrasentido y que la resistencia humana a este cambio será importante, pero pensemos en los enormes beneficios que tendríamos. Fácilmente, dos horas más al día. Eso, para una jornada laboral de 8 horas son 55 días de regalo al año. Para mi más que suficiente para al menos intentarlo y declararle la guerra al email y a la dependencia que éste me genera.

Joaquín Olivares es Ingeniero Superior de Telecomunicaciones por la Universidad Politécnica de Madrid.
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