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Soluciones 2.0 para organizarse la vida

Productividad, gtd, spinvox, evernote, google calendar, rtm, dropbox

@José Mendiola.- - 10/10/2008

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Dependemos en exceso de Outlook, de nuestra memoria, o bien de un arrugado post-it para llevar nuestro día a día bien organizado y poder ser productivos. En un mercado cada vez más exigente y conectado, estas herramientas hacen aguas por todas las esquinas y ponen a prueba la salud mental y paciencia de uno, por no hablar de lo ineficaces que resultan en determinadas situaciones. Por otro lado, cada vez somos más móviles y disponemos de más equipos para gestionar nuestra agenda, con lo que las soluciones 2.0 se nos antojan absolutamente imprescindibles.

David Allen, creador del GTD , siglas que responden a Getting Things Done, su obra máxima y una de las mayores referencias en lo que a productividad se refiere, aseguraba que una de las claves para ser productivo y eficiente era "vaciar la cabeza". Y es que al cabo del día vamos ocupando nuestro cerebro con pequeños recuerdos que necesitamos en el día a día, pero que no son directamente productivos (por ejemplo, la plaza del parking donde hemos dejado el coche, el móvil de un amigo, etc.). Para ser completamente eficientes y estar preparados a realizar tareas plenamente productivas tenemos que soltar lastre y confiar esa información en otros repositorios que no sean el que tenemos sobre los hombros. He aquí una serie de herramientas, todas ellas gratuitas por el momento que pueden sernos útil para este propósito:

Google Calendar

Para sacar el máximo jugo del organizador de Google hay que entenderlo como un servidor de citas central al que accederemos desde todos los dispositivos que manejemos (portátil, ordenador del trabajo, móvil...). Además de confiar nuestro calendario a un servidor remoto (algo siempre más seguro en caso de pérdida o robo de nuestro ordenador), existen multitud de plug-ins para que podamos seguir usando Outlook o el móvil y mantener las citas sincronizadas en tiempo real. El calendario de Google permite además que la persona que autoricemos pueda añadir nuevas citas o bien saber cuándo tenemos un hueco en la agenda y permite la combinación de calendarios, con lo que podríamos saber el plan de viajes de un compañero de trabajo, por poner un caso.

Evernote

Evernote tal vez sea la expresión máxima de lo que hemos comentado acerca de liberar la cabeza, y es que tal como lo definió su creador, Phil Libin, Evernote es como un segundo cerebro externo. Se trata de una solución en web, multiplataforma (puede usarse en PC, Mac, móviles, etc.) y actúa como un bloc de notas remoto donde podemos ir almacenando aquella información que necesitaremos más adelante pero sin un plazo determinado. Evernote tiene la peculiaridad de que soporta formatos multimedia, con lo que podremos hasta sacar fotos con el móvil y enviárnoslas por correo a nuestra cuenta de Evernote. Guarda además un curiosa sorpresa y es que indexa el texto que hay en las imágenes al que luego podremos acceder mediante el buscador, lo que se convierte en una herramienta definitiva para las tarjetas de visita: nos dan una tarjeta de visita, sacamos una foto con el móvil y la subimos a Evernote y ya está almacenada y susceptible de ser localizada.

Remember The Milk

Bajo este curioso nombre, que podríamos traducir como "no te olvides de la leche", se esconde uno de los gestores de tareas en web más potentes del mercado. RTM permite crear y gestionar las tareas como si se tratase de Outlook, pero con la ventaja de estar accesibles y disponibles desde cualquier punto del planeta. En su versión de pago, se ofrecen prácticos plug-ins para sincronizar las tareas con el móvil y poder consultarlas y actualizarlas desde cualquier lugar. El éxito de RTM posiblemente resida en su insultante sencillez y eficacia.

SpinVox

Imaginemos que andamos a la carrera y no podemos pararnos a teclear en el móvil una idea que hemos tenido, un número de teléfono, una calle o cualquier cosa que queramos tener la certeza de recordar. Pues bien, gracias a SpinVox bastará con hacer una llamada a nuestro Memo particular y dictar esa importante información, porque al cabo de unos segundos la recibiremos perfectamente trascrita en un correo electrónico que podremos añadir al calendario o a Evernote. La función Memo es una de varias funciones que ofrece esta innovadora empresa y sorprende ver lo bien que funciona, y sorprende más aun saber que es gratuita y disponible para el gran público sin ningún requisito de partida.

DropBox

Ahora que ya tenemos toda nuestra vida organizada "en las nubes", sería una lástima no contar con un disco duro remoto que pudiéramos usar como maletín de intercambio entre diferentes ordenadores o incluso y si nos abonamos a su versión de pago, como disco duro principal (remoto, eso sí). DropBox hace estas funciones a la perfección, y nos ofrece 2GB de almacenamiento gratuito, y como bien dicen sus creadores, "simplemente, funciona", y vaya que sí lo hace.

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Opiniones de los lectores (1)

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1. usuario registrado Fanny Brice10/10/2008, 10:58 h.

Opino que dejar de memorizar el lugar en el que has aparcado o el número de teléfono de un amigo no es nada bueno para la memoria; creo que almacenar pequeños detalles es imprescindible para entrenar al cerebro para las grandes cosas. Pero seamos realistas: si no podemos dejar escapar un pequeño detalle, no debemos fiarnos de la memoria. Me he apuntado muy recientemente al mundo de la BlackBerry y reconozco que me hace la vida mucho más fácil. Quizá me siento algo abrumada por estar tan conectada todo el día, pero, como todo, sólo es nocivo si no se dosifica convenientemente. He probado alguna de las herramientas que el blogger aquí apunta y me parecen, ante todo, muy prácticas. Que las máquinas me ayuden a rentabilizar la jornada, para tener más tiempo libre y desconetar de ellas, ¿no?

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Acerca de...

@José Mendiola

José Mendiola está licenciado en Ciencias Económicas por la Univ. de Deusto, especialidad marketing por el Instituto Superior de Comercio de París. Es consultor de marketing y comunicación estratégica (commienza), además de experto en nuevas tecnologías y tendencias. En el campo del periodismo es senior blogger en Engadget en español y fundador de los portales palManiac y palmInsider.

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