Organízate: el decálogo perfecto para no perder el tiempo

El libro 'Dejemos de perder el tiempo' (editorial Lid), escrito por Ignacio Buqueras y Jorge Cagigas, pretende cambiar la mentalidad de la gente respecto a la utilización del tiempo. Se presenta como una llamada de atención al mundo empresarial, político e institucional que prefiere tener trabajadores desmotivados frente a personas felices en su actividad profesional.

Todo ello porque los horarios racionales permiten obtener una mayor productividad, reducir gastos y conseguir la satisfacción de los trabajadores. El libro analiza la dificultad de gestión del tiempo que hay actualmente en las sociedades occidentales desarrolladas y, especialmente, en España.

Debajo de estas líneas reproducimos el 'Decálogo de medidas para gestionar el tiempo desde la perspectiva del colaborador' que recoge el mencionado libro.

Diez medidas para gestionar el tiempo

Es muy importante, e incluso podríamos decir que imprescindible, que el trabajador, el colaborador, se encuentre perfectamente integrado en la empresa, viva con satisfacción sus éxitos, que también son suyos por su participación en los mismos, al tiempo que viva con preocupación sus problemas a los que deberá contribuir a solucionar.

Cada uno de nosotros debería aplicar este decálogo en todos los ámbitos y no sólo en el profesional

Por todo ello, consideramos de singular interés reflexionar sobre la propuesta de 'decálogo de medidas para gestionar el tiempo desde la perspectiva del colaborador', y si es posible asumirlas, practicarlas y periódicamente analizar su grado de cumplimiento para avanzar en el mismo.

Las medidas son las siguientes:

1) Entrar y salir a la hora

La gestión eficaz del tiempo de trabajo comienza por la puntualidad. Esta gran virtud permite al trabajador aprovechar mejor su tiempo, y es una muestra del respeto hacia el tiempo de los demás, a la vez que una manera de exigir respeto para el propio. Además, ser escrupuloso con la hora de entrada al trabajo da legitimidad para serlo también con la de salida. La perspectiva de poder salir a la hora proporciona una sensación de control sobre el tiempo y es esencial para mantener alta la motivación. Todo ello desde la flexibilidad de los horarios de entrada y salida del trabajo.

2) Planificar y priorizar

El cerebro es bueno para pensar, pero pésimo como agenda. Al comienzo de cada jornada es conveniente anotar las tareas que que se deben hacer en el día.

A continuación hay que ver cuáles son importantes y/o urgentes y cuáles no, numerarlas según su prioridad y procurar atenderlas en ese orden. De este modo, si no da tiempo a realizarlas todas, al menos quedarán resueltas las primordiales. Una buena idea es empezar por las actividades más difíciles, porque, aunque requieren más esfuerzo, la satisfacción de haberlas terminado da impulso para continuar con las demás.

Las tareas deben ser tachadas de la lista una vez concluidas. Al calcular el tiempo, el trabajador debe planificar la jornada de forma que quede ligada para dejar espacio a los imprevistos, que sin duda surgirán. Con todo ello se consigue liberar la mente del estrés, ganar dominio sobre el día a día y ser más productivo.

3) Organizarse

Es mejor dedicarse a las tareas de una en una, abordándolas de principio a fin. Querer hacerlo todo a la vez no funciona y es fuente de estrés. También hay que aprender a simplificar; se debe desterrar la manía por la perfección innecesaria. De lo contrario, el trabajador derrochará tiempo útil en hacer las cosas como nadie se las ha pedido. Por otro lado, la mesa de trabajo debe estar ordenada, porque si está invadida permanentemente por papeles la efectividad se reduce.

4) Comprometerse e ilusionarse

Nada de desarrollo parsimonioso de tareas que se eternizan, hay que poner entusiasmo y hasta pasión. El trabajador ha de mostrarse orgulloso de pertenecer a la plantilla y no sentirse indiferente ante los éxitos o fracasos de la empresa. Todo lo que lleve a cabo debe aportar valor para él mismo y resultados a la entidad a la que representa. Debe implicarse en su trabajo, asumir responsabilidades, tomar iniciativas, tener motivación para estar aprendiendo constantemente. La meta debe ser: el trabajo bien hecho, en el tiempo adecuado, y la propia realización y satisfacción.

5) Aumentar el ratio de productividad

Es preciso que el trabajador se mentalice para aprovechar al máximo las horas que pasa en su puesto, evitando dispersarse en distracciones (charlas intrascendentes con compañeros, distendidas conversaciones telefónicas, consultas extralaborales en internet...). Hay que tener en cuenta que el tiempo es limitado fácilmente desperdiciable. Si realiza su tarea con eficiencia y concentración puede reinvindicar el derecho que le asiste a salir a a la hora convenida, sin necesidad de pasar en el trabajo más tiempo del necesario.

6) Hay que saber decir "no"

Hay que asumir la importancia que tienen los cometidos que se deben cumplir y realizarlos en el tiempo y la forma establecidos. El empleado no debe buscar medios para huir de esos cometidos, ni poner trabas injustificadas que obstaculicen el desarrollo del trabajo que se le ha encomendado a él o a sus compañeros. Ha de recordar que aún es más grave que perder el tiempo propio es hacérselo perder a los demás. Por eso, no debe arrastrar a compañeros y jefes a actividades improductivas ni retrasar su trabajo no haciendo a tiempo el suyo. Además, tiene que saber decir que no, porque muchas veces, por complacer a otras personas, se hacen cosas que no se deberían hacer y después nos sentimos culpables por no haber cumplido con lo que teníamos pendiente. Es mejor decir no y llegar hasta donde se dice, que decir siempre sí y llegar solo hasta donde se puede.

7) Utilizar racionalmente las tecnologías

Internet, el correo electrónico, el teléfono fijo y el móvil han de ser elementos de ayuda y no de interrupción del trabajo. Han de planificarse espacios en los que el trabajador cierre el correo y realice su tarea concentrado y sereno. Una vez abiertos, los emails que así lo requieran deben ser contestados en el momento, dejando solo para más adelante los que precisen una respuesta reflexiva; mientras que es conveniente eliminar los que no interesen o hayan sido ya resueltos.

No puede ser se hagan descansos a media mañana para tomar el café y almuerzos al mediodía de hora y media. Hay que aprovechar el tiempo

En cuanto a los emails que se envían, tienen que ser concisos y claros y han de estar identificados con un título preciso por si hay que rescatarlos del archivo, ya que así se pierde menos tiempo buscándolos. La navegación por internet y las conversaciones telefónicas deben quedar solo para los asuntos relacionados con el trabajo.

8) Desconectar

Debe gestionarse bien el uso del teléfono móvil y del portátil fuera del lugar de trabajo, porque no se trata de estar conectado a la empresa 24 horas al día todos los días, ni tampoco de llevarse trabajo a casa. Estas herramientas deben facilitar la conciliación del trabajador, no esclavizarle.

9) Emplear menos tiempo en las comidas

No puede ser que hasta pasadas las nueve de la mañana no se arranque a trabajar en muchas empresas, ni tampoco que se hagan descansos a media mañana para tomar el café y almuerzos al mediodía de hora y media, más la correspondiente sobremesa. Si el tipo de actividad y la empresa lo permiten, es preferible almorzar en la mitad de tiempo e invertir el resto en trabajar. Y venir de casa ya desayunado. Será tiempo que el trabajador ganará para salir antes y poder atender a su vida personal y familiar.

10) Dejar un espacio a la familia y a uno mismo

La única posibilidad de hallar el equilibrio necesario para que una persona sea sana en lo psicológico, lo emocional y lo intelectual es que dedique tanto tiempo a su persona y a su familia como al trabajo. Se trabaja para vivir, no se vive sólo para trabajar, y no hace falta estar de vacaciones para poder disfrutar de aspectos esenciales y enriquecedores de la vida, como el ocio, la formación, la convivencia familiar, las relaciones sociales, el descanso... El empleado que cuenta con horarios racionales y flexibles armoniza el trabajo con su privada, con lo que se encuentra más motivado y es más leal a su empresa.

Y una última recomendación que engloba las demás, cada uno de nosotros debería aplicar este decálogo en todos los ámbitos y no sólo en el profesional, se nos hace difícil imaginar personas que en el trabajo son disciplinados, ordenados y buenos gestores de su tiempo y que en sus otras áreas de la vida (personal, familiar, etc.) no lo sean. La repetición sistematizada en los diferentes ámbitos donde interactúa la persona llevan a una transformación más profunda y a unos cambios más rápidos y sostenibles.