El peor error que puedes cometer al enviar un correo si quieres que te contesten

Una de las cosas más frustrantes que nos pueden ocurrir en nuestro día a día laboral es enviar un correo electrónico y no recibir respuesta, de manera que nos veamos obligados a insistir y, por lo tanto, a ser pesados. Por lo general, pensamos que no contestar a un correo dice bastante más de la mala educación del destinatario pasota que de nosotros mismos, pero la realidad es que hay multitud de factores que influyen en que recibamos respuesta o no.

La compañía Boomerang ha investigado cuáles son los correos electrónicos que tienen más probabilidades de ser respondidos tras analizar 250.000 correos. La primera conclusión es más o menos previsible: si de verdad quieres que te hagan caso, no cometas ningún error gramatical en el asunto, no digamos ortográfico. Es lógico. Si no has dedicado ni un segundo a revisar tu correo, ¿cómo esperas que otra persona se tome la molestia en leerlo y contestarlo? Un error en el asunto del email provoca que la probabilidad de recibir respuesta descienda del 34% al 29%.

El lunes, con el retorno del fin de semana, hay más correos acumulados y, por lo tanto, más posibilidades de que el nuestro se traspapele

Pero en ello también influye otro factor importante: en qué momento se envía nuestra misiva electrónica. Como es previsible, no siempre estamos igual de despiertos, y la encuesta desvela que los correos enviados los lunes suelen tener más errores y, por lo tanto, menos posibilidades de que respondan. La moraleja es simple: si tienes que enviar un e-mail importante, hazlo mejor a partir del martes. También, porque el lunes, con el retorno del fin de semana, hay más correos acumulados y, por lo tanto, más posibilidades de que el nuestro se traspapele.

No todos los errores son igual de importantes, recuerda la encuesta. El más importante de todos es, atención, comenzar la frase con una letra minúscula, quizá porque es muy poco formal que el asunto de un correo sea “tema reunión mañana”. En ese caso, el porcentaje descendía desde el 32,6% hasta el 28,4%. Ni qué decir tiene que la acumulación de fallos en el encabezamiento hace descender progresivamente la posibilidad de obtener una respuesta.

Otros trucos sutiles

Hay otra buena razón por la que el lunes es el peor día para enviar un correo electrónico. Otras encuestas realizadas por la misma compañía ya habían puesto de manifiesto que el sentimiento un correo electrónico transmite es esencial a la hora de recibir una respuesta. Como es de esperar, los tonos neutrales son los que menos posibilidades tienen de provocar una reacción, mientras que los positivos tienen un 15% más, al igual que los negativos o furiosos (13%).

El margen ideal de longitud para un correo electrónico, siempre que se pueda, es entre 75 y 100 palabras

¿Qué ocurre a comienzos de semana? Simplemente, que nos cuesta mucho menos transmitir nuestras emociones. El lunes es el día que, con diferencia, enviamos más correos electrónicos con un tono positivo. Este va aumentando a medida que pasa la semana, se dispara el sábado, aumenta aún más el domingo y cae en picado el lunes (obvio). El problema es que, por mucho que el domingo nos sintamos bien con nosotros mismos y con el universo, no es un día adecuado para enviar un correo electrónico referido al trabajo. ¿Un truco que propone la compañía? Si ya sabemos lo que queremos decir y no nos corre demasiada prisa, podemos redactarlo durante el fin de semana y enviarlo más adelante. Al mismo tiempo, puedes escribir un correo electrónico el lunes y revisarlo cuando te sientas un poco mejor (en serio, el martes será mejor, confía en nosotros).

Otro factor esencial para multiplicar las posibilidades de recibir respuesta es utilizar el tono adecuado. Una vez más, podemos imaginar una especie de campana de Gauss: es más probable que tengamos éxito si nuestra redacción está escrita con un nivel de lectura equivalente a un niño de 8-9 años (4º de primaria), con un 53% de respuestas garantizadas. Si rebajamos aún más el nivel hasta el de guardería, provocaremos que los destinatarios nos ignoren (un 46%), al igual que si escribimos con un nivel de instituto (45%). Pero aún más grave resulta si nos ponemos en plan universitario (39%).

Un truco lógico, pero que solemos pasar por alto: sé breve y, sobre todo, ve al grano, o corres el riesgo de que responderte sea una actividad tan pesada que se postergue hasta el infinito. El margen ideal de longitud que debe tener un correo electrónico, siempre que se pueda, es entre 75 y 100 palabras. Para que se haga una idea, este párrafo que está leyendo tiene exactamente 112, así que se encuentra un poco por encima de la media. Además, son los correos electrónicos con un asunto de tres o cuatro palabras los que tienen más éxito, aunque hay que tener en cuenta que la encuesta se realizó en inglés.

Si uno se mantiene en esta horquilla, tiene un 51% de posibilidades de obtener respuesta. Por debajo de esto, empiezan los problemas, especialmente cuando la brevedad es tal que dificulta la comprensión: los correos con apenas una decena de palabras solo tienen un 36% de acierto. El porcentaje desciende a medida que la extensión aumenta, pero tampoco demasiado. Un correo con 200 palabras (como los dos párrafos anteriores juntos) tiene un 48% de posibilidades de ser respondido. Más allá, el descenso es sustancial y en picado. ¿Consejo? Por qué no utilizar ese misterioso artilugio que es un contador de caracteres.

Los mensajes que expresan una opinión tienen más posibilidades de obtener respuesta que los que aparentan ser objetivos

En resumidas cuentas, estos son los seis consejos que, según la compañía, pueden mejorar sensiblemente la posibilidad de que te hagan caso (y que no piensen que eres un plasta):

• Utiliza frases más cortas con palabras más sencillas, que pueda entender un niño de 4º de primaria.
• Incluye entre una y tres preguntas en tu correo electrónico.
• Escribe un buen asunto que no sea demasiado largo.
• Utiliza un tono ligeramente positivo o ligeramente negativo.
• Arriésgate: los mensajes que dan una opinión tienen más éxito que los que son percibidos como objetivos.
• Escribe lo suficiente, pero no te pases. Entre 50 y 125 palabras está bien.