Cómo ser muy productivo en el trabajo e irte a casa antes que nadie

Vivimos a contrarreloj, cada vez tenemos menos tiempo y más sensación de no dar más de sí. El ritmo de nuestro día a día en ocasiones puede convertirse un auténtico suplicio y lo peor de todo es que siempre hay alguien a nuestro alrededor que hace más cosas que nosotros y sin ningún tipo de agobios.

Una de esas personas el Cal Newport. El escritor y profesor de la Universidad de Georgetown es profesor universitario a jornada completa, escritor de libros, articulista en revistas especializadas, bloguero... Newport realiza todas sus tareas, pero nunca sale de trabajar más tarde de las cinco y media de la tarde y pocas veces hace alguna tarea en los fines de semana.

Para Eric Barker, el caso de Newport es un claro ejemplo de cómo ser productivo y a la vez poder disfrutar de una cantidad razonable de tiempo libre para invertir en uno mismo y su familia, pues está casado y tiene hijos. Por estos motivos, habló con él y le preguntó los trucos que seguía en su día a día. Barker ha plasmado las conclusiones en un artículo de The Week.

1. Programar todo

No solo basta tener apuntado todo lo que se tiene que hacer, también hay que asignar el tiempo que se va a dedicar a ello. Es muy habitual pensar que podemos hacer todo lo que tenemos en mente… Pero al final llega la realidad y nos borra de un plumazo todo el positivismo que teníamos.

Calcular previamente el tiempo que vamos a dedicar a cada tarea y ser realistas con la programación nos será esencial para afrontar nuestros compromisos de forma más certera y ser más productivos en nuestras labores, indica Newport.

Este horario no tiene por qué ser perfecto, pues luego la realidad puede variar. Pero tener un plan establecido favorecerá que no perdamos el tiempo, ni caigamos en esa horrorosa tendencia llamada procrastinación. Incluso puede ser útil en nuestro tiempo libre.

Quizá este último aspecto pueda parecer excesivo y no sea necesario llegar hasta tal punto, pero tener una vida más organizada parece un buen negocio.

2. Planificar el día al revés

Suena extraño, pero una buena idea consiste en poner un límite al trabajo que se va a realizar y organizarse a partir de él. En el caso de Newport son las 5 y media de la tarde y sus objetivos los marca a partir de una estrategia que él denomina “productividad de horario fijo”. O lo que es igual a fijar un horario previo de atrás hacia adelante para encajar las tareas y obligaciones a él.

Newport indica que su experiencia es positiva, pues se obliga a ceñirse a ese horario y ser productivo durante este tiempo. Esta idea es muy interesante para periodos cortos de tiempo, pero ¿cómo manejar los que ocupen más tiempo?

3. Establecer un plan semanal

Es necesario saber qué va a hacerse en el propio día, pero hay que mirar más allá de mañana. Puede parecer una tarea un tanto pesada. Sin embargo, esta pequeña inversión en el momento inicial acaba siendo muy útil.

Está claro que en muchas ocasiones van a surgir condicionantes no previstos que harán cambiar los planes iniciales. Pero, por otro lado, también tenemos muchas tareas que sabemos de antemano que debemos hacer. Por estos motivos, organizarnos respecto a estos quehaceres nos será de gran utilidad para ser más productivos.

Newport escribe su planificación en un correo electrónico y lo envía a su propia cuenta porque es consciente de que va a mirarla a diario y de forma recurrente. Da igual el método, lo importante es hacerlo de tal forma que se vea habitualmente. Además, está demostrado que al escribir las labores que hemos de realizar, se obtendrá más éxito que si solo se tiene un esquema mental.

4. Haz pocas cosas… pero bien

Como dice el refrán castellano: “el que mucho abarca, poco aprieta”. Cada cual tiene sus limitaciones y hay que ser conscientes de ello. Newport tiene la opinión de que se mide a las personas según lo que saben hacer bien. Por estos motivos, es mejor destacar en algunas pocas, que hacer muchas mal.

Hay que olvidar la mentalidad de aceptar todo lo que se nos es ofrecido y aprender a decir más habitualmente la palabra “no”. Desperdiciar el tiempo en tareas que no van a ofrecer suficiente rédito o van a llevar más esfuerzo de lo que se estaría dispuesto a asumir, es un recurrente error que no nos ayuda a ser productivos ni optimizar esfuerzos en lo realmente importante.

5. Centrarse en profundizar, no en la superficie

Es muy habitual ahogarse chapoteando en la orilla. Generalmente la gente más ocupada es aquella que se ahoga en un vaso de agua. Newport, como ejemplo, indica aquellas personas que dedican mucho tiempo a responder correos electrónicos. Esta tarea la considera secundaria y no debería dedicarse ni un minuto más de lo estrictamente necesario.

Su opinión es que nadie llega a CEO por ir a muchas reuniones y responder cientos de correos. Reconoce que hay que hacerlo, pues de lo contrario podría ser despedido, pero la diferencia entre no ser despedido y el ascenso la marca la capacidad para profundizar en los campos realmente importantes.

El multimillonario Tim Ferriss tiene la teoría de que es mejor no mirar en la primera hora de trabajo el correo electrónico, porque aunque se pueda creer que es imprescindible para asumir las obligaciones de la nueva jornada, la mayoría de veces no solo vamos a encontrarnos que esto no es así, sino que además vamos a tener que leer muchos correos que no aporten nada y nos entorpezcan el trabajo.

Dedicar este primer rato de cada mañana, cuando estamos más despejados, a aquello importante y después realizar rápidamente aquellas tareas más secundarias es un gran truco para no perder el tiempo y ser más productivos.