Las empresas necesitan un buen vuelco en su comunicación interna

El liderazgo de un buen directivo no sólo comprende capacidades sobresalientes de gestión de uno mismo, de las relaciones con personas de su entorno y de equipos, sino
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    El liderazgo de un buen directivo no sólo comprende capacidades sobresalientes de gestión de uno mismo, de las relaciones con personas de su entorno y de equipos, sino también de instituciones. El liderazgo de instituciones (siguiendo algunas de las ideas de Patrick Lencioni) se puede descomponer, a su vez, en otros cuatro elementos: en la creación de un equipo directivo diverso pero cohesionado, en la claridad con la que ese equipo comparte las ideas de lo que han de hacer y en dos elementos más: la fuerza con la que comunican esas ideas al resto de la organización y la creación de un sistema de gestión de personas que esté alineado con las ideas que se quieren ejecutar.

    En este artículo nos centraremos en la necesidad de que el equipo directivo comunique con eficacia las ideas sobre lo que quiere hacer. Los directivos comunicamos mal y poco. Quizá por eso hay tanta desconexión y lejanía intelectual y emocional, en el día a día de las instituciones, entre los Comités de Dirección y las personas que tienen a su cargo.

    Los mensajes de un equipo directivo tienen fuerza cuando cumplen cuatro requisitos: credibilidad, relevancia, novedad y emotividadNo hay mejor receta para que el proyecto de la institución sea asimilado por los empleados que un equipo directivo que se empeñe en sobrecomunicar con claridad su proyecto de futuro, repitiendo una y otra vez qué está sucediendo, qué queremos que suceda, y qué es, y qué no es, importante para la institución.

    Los mensajes de un equipo directivo tienen fuerza cuando cumplen cuatro requisitos: credibilidad, relevancia, novedad y emotividad. Sin estas características la comunicación directiva es ineficiente y se convierte más en un ejercicio de propaganda o de publicidad interna.

    La comunicación ha de estar dirigida a la cabeza y al corazón. La cabeza procesa datos, piensa y, en última instancia, actúa. En cambio, el ciclo del corazón es bien distinto: trabaja mejor sintiendo experiencias, reacciona con sentimientos más o menos intensos y, en último término, hace que uno cambie la forma de ver las cosas y la predisposición a comprometerse. La comunicación institucional, obviamente, necesita que esos dos enfoques se retroalimenten. 

    ¿Tenemos una buena comunicación interna?

    La respuesta con la que me he encontrado casi siempre es negativa. Ahora bien, las pocas excepciones se dan cuando las respuestas a estas preguntas son claramente positivas.

    1. ¿Tenemos un equipo directivo creíble, cercano, con una buena puesta en escena, que habla el lenguaje de los empleados y es sensible a sus preocupaciones?
    2. ¿Comunican los miembros del equipo directivo las mismas ideas de fondo a los miembros de sus áreas funcionales?
    3. ¿Se tiene asumido en el equipo directivo que una de sus tareas más importantes es comunicar a sus empleados el proyecto de futuro?
    4. ¿Serían capaces, la mayor parte de los empleados, de repetir el contenido del proyecto de futuro con una cierta exactitud?

    Ideas para mejorar la comunicación interna

    Si la respuesta a alguna de las preguntas anteriores ha sido negativa, seguro que a su institución le conviene hacer más esfuerzos para reforzar la comunicación interna.

    ¿Las ventajas de ese esfuerzo? Más colaboración interna, más ejecutividad en la implementación de los proyectos de cambio y mejor ambiente. Todo eso redunda en productividad, calidad de trabajo y, en definitiva, progreso.

    La mejora de la comunicación interna podría tomar alguno de los siguientes caminos: 

    1. Clarificación de los compromisos adoptados en los Comités

    La idea es tan sencilla como acabar todas las reuniones con un repaso de lo que se ha acordado, de quién ha de hacer qué y de lo que se quiere comunicar. Ello facilita que el equipo salga de las reuniones sin ambigüedades acerca de qué se ha acordado, y esto siempre va a favorecer una comunicación más clara y consistente.

    2. Simplificar y repetir, sin cansarse, las ideas más importantes

    Aunque pueda parecer una frivolidad es muy útil hacer frases pegadizas, fáciles de recordar, que sinteticen las ideas importantes y repetirlas por activo y por pasivo.

    3. Diseñar un protocolo de comunicación en cascada para casos excepcionales 

    Este concepto de comunicación proporciona una estructura para diseminar información de manera personal. Es el proceso de hacer rodar mensajes clave, a través de la organización, directamente desde el equipo directivo. Los miembros comunican el mensaje a sus colaboradores o subordinados inmediatos, estos hacen lo mismo, y así hasta que el mensaje es oído personalmente por casi toda la institución.

    4. Intentar utilizar el máximo de canales para trasmitir los mensajes clave.

    El canal más impactante es la discusión en vivo, pero también tienen fuerza una videoconferencia interactiva y todo canal en donde se dé cercanía, interactividad y un punto de informalidad. Otros canales que, por supuesto, también se han de utilizar son la intranet, los blogs, las newsletters, los correos electrónicos, los social media de la empresa, las reuniones formales, la cartelería en los pasillos, etc.

    Mensajes nuevos requieren puestas en escena novedosas. No en balde el medio es el mensaje. Por eso es tan importante que sean caras nuevas las que convoquen a la institución a transformar su rumbo cuando ello sea necesario.

    Los empleados, cuando se les habla no escuchan: sienten. Por eso los directivos cuya credibilidad esté bajo mínimos lo mejor que pueden hacer por la institución es dejar su tarea a otros. Si no lo hacen, aunque no lo quieran reconocer, es porque priorizan sus intereses a los de la institución.

    P.S. Con este post concluye mi etapa en El Confidencial. Gracias a todos los que me habéis seguido en estos últimos tres meses. A partir de ahora publicaré todas las semanas artículos en www.luishuete.com y en @LuisMHuete.

    Alma, Corazón, Vida
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